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Datenschutzinformationen für Bewerber

Information zum Datenschutz über die Verarbeitung von Bewerberdaten nach Art. 13 f. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie Hinweise zur Nutzung des Rekruitingportals der Städtisches Klinikum Kalrsruhe gGmbH und ihrer Tochtergesellschaften

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Klinikum. Gemäß den Vorgaben des Art. 13 f. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie in diesem Informationsblatt ergänzend zu der allgemeinen Datenschutzerklärung (https://www.klinikum-karlsruhe.de/service/datenschutz/) über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

Der Begriff der „Verarbeitung“ bildet den Oberbegriff für Tätigkeiten wie z. B. das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, das Abfragen, die Verwendung, die Übermittlung, das Löschen oder die Vernichtung im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns besonders wichtig. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Städtisches Klinikum Karlsruhe gGmbH

Moltkestraße 90

D-76133 Karlsruhe

Telefon: (+49) 0721 / 974-0

Telefax: (+49) 0721 / 974-1009

Internet: www.klinikum-karlsruhe.de           

nachfolgend auch „Klinikum“ genannt.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Das Klinikum hat eine/n Datenschutzbeauftragte/n bestellt, welche/r per E-Mail erreichbar ist unter info.datenschutz@klinikum-karlsruhe.de sowie unter den in § 1 genannten Kontaktdaten mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c und d DSGVO)

Sämtliche von Ihnen im Rahmen der Bewerbung angegebenen personenbezogenen Daten, einschließlich der sich aus allen von Ihnen beigefügten Anlagen ergebenden Daten, werden vom Klinikum ausschließlich zum Zwecke Ihrer Bewerbung verarbeitet. Die personenbezogenen Daten dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG). Ihre freiwillg erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß  Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Weitere Informationen erhalten Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens vom Geschäftsbereich Personal.

4. Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten  (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen.

Wir empfehlen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Persönliche Daten, die Sie an uns übermitteln, sollten keine besonderen Kategorien pesonenbezogener Daten enthalten (Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung, genetische oder biometrische Informationen).

Sollten besondere Angaben aufgrund der zu besetzenden Position, wie bspw.  ein polizeiliches Führungszeugnis oder das Ergebnis der ärztlichen Eignungsuntersuchung (geeignet, nicht geeignet, bedingt/ beschränkt geeignet), erforderlich sein, so werden wie Sie gesondert im Bewerbungsprozess darüber informieren und diese Informationen einholen.

 

5. Kategorien und Herkunft personenbezogener Daten

Wir verarbeiten im Regelfall solche personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Hierbei handelt es um Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über unser Rekrutierungsportal übermitteln und damit durch Sie selbst.

Soweit dies für die Vertragsbeziehung mit Ihnen und die von Ihnen ausgesprochene Bewerbung erforderlich ist und wir die Daten nach gesetzlichen Vorgaben verarbeiten dürfen, können wir neben den von Ihnen angegebenen Daten auch Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung oder Agentur für Arbeit) zulässigerweise erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z. B. Handels-, Vereins oder Melderegister, Presse, Telefonauskunft, Internet oder andere Medien) zulässigerweise gewonnen haben.

Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen und akademischen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zum beruflichen Werdegang sowie ggf. weitere Daten, z. B. Arbeits- und Gehaltsvorstellungen und persönliche Interessen, sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

Die Verarbeitung erfolgt überwiegend auf elektronischem Wege, insbesondere über das Rekrutierungsportal des Klinikums.

Wenn Sie sich in unserem Rekrutierungsportal registrieren, werden zunächst Ihr Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Ihre Anschrift und Ihre E-Mail-Adresse von uns erhoben. Im Anschluss erhalten Sie eine Registrierungsbestätigung per E-Mail. Indem Sie uns Ihren Lebenslauf und Ihre Zeugniss übermitteln, stellen Sie uns weitere personenbezogenen Daten zur Verfügung. Die persönlichen Nutzerdaten werden von uns streng vertraulich behandelt und nicht weitergegeben.

Auch Bewerbungen in Papierform und per E-Mail werden zu Verarbeitungszwecken in dieses System überführt. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert. Die erforderlichen Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt.

Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, senden wir Ihnen die Originalunterlagen nach der Digitalisierung und Erfassung in unserem Rekrutierungsportal umgehend  wieder zurück.

6. Empfänger der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Klinikums ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen, z. B. Geschäftsbereich Personal, Betriebsrat sowie der Fachbereich, in dem die jeweilige Stelle zu besetzen ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach
Art. 28 DSGVO verarbeitet. Eine Auftragsverarbeitung charakterisiert sich dadurch, dass wir uns als verantwortliche Stelle eines Dienstleistungsunternehmens bedienen, das unter engen Vorgaben lediglich weisungsgebunden, d. h. in völliger Weisungsabhängigkeit, mit den Daten umgeht. Dies hat zur Folge, dass der Datentransfer zwischen Klinikum und Dienstleistungsunternehmen nicht als Datenübermittlung verstanden wird. Wir stellen in diesem Zusammenhang sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt.

Auftragsverarbeiter in diesem Fall ist die concludis GmbH, Frankfurter Straße 561 in 51145 Köln, als Betreiber des mit „concludis“ bezeichneten webbasierten Rekrutierungsportals für den Zweck des Bewerbermanagements. Das Rekrutierungsportal wird auf einem Server des von der concludis GmbH beauftragten Rechenzentrums der Hetzner Online GmbH, Stuttgarter Str. 1 in 91710 Gunzenhausen, gehostet. Der Dienstleister kann im Rahmen der Wartungs- und Servicetätigkeiten somit auch Zugriff auf das Rekrutierungsportal erlangen.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

 

7. Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Es erfolgt keine Übermittlung in ein Drittland.

 

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen einschließlich Ihrer Profildaten werden maximal 180 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in unserem Bewerberpool speichern.

 

9. Ihre Rechte als betroffene Person (Art. 13 Abs. 2 lit. b, c und d DSGVO)

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach
Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach
Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach
Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

  

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie uns gerne kontaktieren.

  

10. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Da die Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des
Art. 22 DSGVO statt.

  

11. Hinweise zur Nutzung des Rekruitingportals

Sie sind allein für den Inhalt der eingestellten Texte verantwortlich. Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen ("Unzulässige Inhalte"). Beachten sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.

Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen. Bitte stellen Sie dennoch sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Schadsoftware wie z. B. mit Viren oder Würmern zusenden.

Der Zugang zur Webseite ist grundsätzlich zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich. Aufgrund einer Überlastung in Stoßzeiten oder aufgrund erforderlicher Wartungsarbeiten kann es jedoch zu kurzfristigen Ausfällen des Rekruitierungsportals oder einzelner Dienste kommen, sodass wir nicht gewährleistern können, dass das Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht.  Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots schließen wir nicht aus. Daraus resultieren keine Schadensersatzansprüche des Nutzers gegen die Städtisches Klinikum Karlsruhe gGmbH sowie deren Tochtergesellschaften. Soweit Daten an uns - gleich in welcher Form - übermittelt werden, empfehlen wir Ihnen, hiervon Sicherheitskopien zu fertigen.

Wir behalten uns vor, unser Rekruitierungsportal jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder ganz einzustellen.

Weiterhin möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass das Rekruitierungsportal nur für gesetzmäßige Zwecke benutzt werden darf. Untersagt sind Handlungen, die die Lauffähigkeit, Stabilität oder Sicherheit des Computersystems, des Netzwerkes oder Dritten beinträchtigen. Derartige Handlungen sind verboten und werden zivil- und strafrechtlich geahndet. Die Eingabe falscher oder irreführender Informationen ist nicht gestattet. Auch die Registrierung unter fremden Namen, sowie ungerechtfertigte Mehrfachregistrierungen unter verschiedenen Namen sind nicht zulässig.

 

12. Bekanntmachung von Änderungen

Wir sind berechtigt, diese Datenschutzerklärung jederzeit und ohne vorherige Mitteilung zu aktualisieren oder zu ändern. Das bestehende Datenschutzniveau wird dabei jedoch in jedem Fall beibehalten. Bei Änderungen und/oder Aktualisierungen der Datenschutzbestimmungen werden Sie per E-Mail über Ihre hinterlegte E-Mailadresse informiert. Prüfen Sie die modifizierte Erklärung, um Änderungen oder Aktualisierungen und etwaige Folgen für Sie zur Kenntnis zu nehmen.